Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών

Η λειτουργία της εταιρείας ΘΕΟΔΩΡΟΥ ΑΥΤΟΜΑΤΙΣΜΟΙ ΑΒΕΤΕ διέπεται από ολιστική προσέγγιση και δέσμευση των ανθρώπων που την διοικούν ή εργάζονται ή συνεργάζονται με αυτή, να ενεργούν πάντα και παντού δραστηριοποιούμενοι με ειλικρίνεια και ήθος, σταθερά προσηλωμένοι στις αρχές που αποτυπώνονται στον συνταχθέντα και δημοσιοποιηθέντα Κώδικα Δεοντολογίας της.

Με την παρούσα, συνταχθείσα και εγκριθείσα από το ΔΣ της εταιρείας, πολιτική διαχείρισης αναφορών, δηλώνεται απερίφραστα η μηδενική της ανοχή σε κάθε παράνομη ή ανήθικη ή ανειλικρινή ή καταχρηστική συμπεριφορά εκ μέρους των διευθυντικών στελεχών, των εργαζομένων ή των συνεργατών της.

Δημιουργούνται διαφανή και κατάλληλα δομημένα κανάλια εσωτερικής επικοινωνίας και προσδιορίζονται τα δικαιώματα, οι υποχρεώσεις και η διασφάλιση της προστασίας των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του σχετικού Ευρωπαϊκού και εναρμονισμένου Ελληνικού Δικαίου. Καθορίζονται επίσης οι τρόποι διαχείρισης των εσωτερικών καταγγελιών που σχετίζονται με τα ζητήματα αυτά.

• Η ενθάρρυνση για την υποβολή αναφορών για οποιασδήποτε μορφής ανάρμοστη συμπεριφορά που περιγράφεται στο άρθρο 4 αυτής της πολιτικής.
• Η παροχή οδηγιών για την έγερση και υποβολή τυχόν προβληματισμών για πιθανές παραβιάσεις.
• Η διασφάλιση για την τήρηση της εμπιστευτικότητας και ότι γνήσιοι προβληματισμοί για περιστατικά προς διερεύνηση, που εκφράζονται με ειλικρίνεια, μπορούν να εγείρονται χωρίς φόβο για αντίποινα, ακόμη και αν αποδειχθούν λανθασμένοι.

Απευθύνεται και αφορά όλο το ανθρώπινο δυναμικό που διοικεί, εργάζεται ή συνεργάζεται για/με την εταιρεία,  όπως:

• Όλοι οι εργαζόμενοι (με πλήρη ή μερική απασχόληση, προσωρινοί ή μόνιμοι, ενεργοί ή συνταξιούχοι)
• Εργολάβοι και υπεργολάβοι
• Εξωτερικοί προμηθευτές
• Σύμβουλοι, Εξωτερικοί Συνεργάτες

Πληροφοριοδότης δημοσίου συμφέροντος (Whistleblower):

Είναι το πρόσωπο που εργάζεται στην εταιρεία ως υπάλληλος ή συνεργάζεται με οποιαδήποτε τρόπο ή σχέση και ανακαλύπτει παράνομες ή ανήθικες, πρακτικές ή συμβάντα που αποκτήθηκαν στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων του που σχετίζονται με την εργασία/συνεργασία του, από τα οποία ανακύπτουν απειλές ή βλάβη για το δημόσιο συμφέρον, τα οποία αποφασίζει να αναφέρει στον οικείο οργανισμό ή σε εξωτερική αρχή. Ο πληροφοριοδότης μπορεί να επιλέξει να παραμείνει ανώνυμος, αλλά η εταιρεία ενθαρρύνει τον πληροφοριοδότη να υποβάλλει την αναφορά του σε μια επώνυμη, εμπιστευτική βάση.

Οι παραβιάσεις του σχετικού Ευρωπαϊκού και εναρμονισμένου Ελληνικού Δικαίου (Ν. 4990/2022) περιλαμβάνουν παράνομες πρακτικές και ανήθικες συμπεριφορές.

Για παράδειγμα,

• κατάχρηση εξουσίας, δωροδοκία, διαφθορά, απάτες κάθε είδους όπως π.χ. στις προμήθειες,
• υπεξαίρεση, ξέπλυμα, ασφάλεια δικτύων και πληροφοριακών συστημάτων,
• προστασίας του περιβάλλοντος, προστασία προσωπικών δεδομένων,
• σεξουαλική παρενόχληση, σεξισμός, ρατσισμός, απαράδεκτη συμπεριφορά,
• απειλές, διακρίσεις, κλπ.

Τα άτομα (άρθρ. 4) που έχουν αντιληφθεί και επιθυμούν να αναφέρουν παράνομες πρακτικές που διαπίστωσαν στο ευρύτερο χώρο δραστηριοποίησης της εταιρείας, δεν πρέπει να διστάζουν να καταγγείλουν τις καταστάσεις και τις παράνομες πρακτικές.

Τα ακόλουθα θεωρούνται παραδείγματα ανησυχιών που μπορούν να προβληθούν (δεν είναι εξαντλητικά): οποιαδήποτε ύποπτη δόλια συμπεριφορά, διεφθαρμένη συμπεριφορά, παραβίαση οποιουδήποτε ισχύοντος αντιμονοπωλιακού δικαίου και κανόνων περί ανταγωνισμού, παραβίαση των κανόνων προστασίας προσωπικών δεδομένων και των κανόνων ασφάλειας του εταιρικού συστήματος, κίνδυνος της υγείας και της ασφάλειας ενός ατόμου ή ατόμων, σε κίνδυνο του περιβάλλοντος, διάπραξη ποινικού αδικήματος.

Όπου είναι δυνατόν, θα πρέπει πρώτα να αναφέρετε τις ανησυχίες σας εσωτερικά. Οι αναφορές ανησυχιών στο πλαίσιο αυτής της πολιτικής μπορούν να υποβάλλονται μέσω μιας ανεξάρτητης γραμμής καταγγελιών (ηλεκτρονικά στη ηλεκτρονική διεύθυνση Αυτή η διεύθυνση Email προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε..

Είναι απαραίτητη η περιγραφή στοιχείων σχετικά με την αναφορά που θα χρησιμοποιηθούν για την διερεύνηση (χρόνος, τόπος, εμπλεκόμενα πρόσωπα), χωρίς να είναι απαραίτητη η αναγραφή των προσωπικών στοιχείων του αναφέροντος. Σε αντίθετη περίπτωση η εταιρεία δεσμεύεται για την προστασία της ανωνυμίας του αναφέροντος.

Το αναφέρον την καταγγελία άτομο  για να κρατήσει την ανωνυμία του θα πρέπει να ανοίξει μια νέα ηλεκτρονική διεύθυνση πχ. Gmail ή Yahoo ή Hotmail κλπ, με την οποία θα επικοινωνεί με την ανεξάρτητη γραμμή καταγγελιών της εταιρείας.

Η εταιρεία έχει ορίσει ως Υπεύθυνο Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΑΑ) το μέλος του ΔΣ  και σύμβουλο κύριο  Ηλία Γιαννόπουλο, αρμόδιο για να καθοδηγεί και να ενημερώνει τα άτομα , με οδηγίες οι οποίες μπορεί να βοηθήσουν το κάθε άτομο, με απόλυτη εμπιστευτικότητα και σεβασμό στην προσωπικότητά του, σε ό,τι το απασχολεί αναφορικά με τα ζητήματα της παρούσας πολιτικής.

Η εταιρεία δεσμεύεται να προστατεύει την ανωνυμία του αναφέροντος και να μην προβεί σε ενέργειες που μπορεί να αποκαλύψουν την ταυτότητά του. Σημειώνεται ότι η αποκάλυψη της ταυτότητας του αναφέροντος μπορεί να απαιτηθεί από δικαστήριο ή άλλη νομική διαδικασία στο πλαίσιο της διερεύνησης της υπόθεσης.

Η διατήρηση και η επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα πραγματοποιούνται σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων.

Η εταιρεία δεσμεύεται να τηρήσει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας και την προστασία των προσωπικών δεδομένων των αναφερόντων και αναφερόμενων προσώπων και λαμβάνει όλα τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα κατά την παρακολούθηση της αναφοράς και την επικοινωνία με τις αρμόδιες αρχές.

Η εταιρεία δεσμεύεται ότι θα αντιμετωπίζει με τη δέουσα προσοχή κάθε αναφορά είτε επώνυμη είτε ανώνυμη. O Υπεύθυνος Διερεύνησης και η Ομάδα Διερεύνησης, όπου απαιτείται, διεξάγει έρευνα για τα περιστατικά που περιέχονται στην Αναφορά το συντομότερο δυνατό.

Μετά την πάροδο των 7 ημερών από την αποστολή της αναφοράς, το αναφέρον άτομο λαμβάνει επιβεβαίωση της λήψης του email σας και την παραλαβή της Αναφοράς από τον Υ.Π.Π.Α. (Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών).

O Υ.Π.Π.Α. με την παραλαβή του email θα ενημερώνει άμεσα τον Διευθύνοντα  Σύμβουλο και την επιτροπή ETHOS, οι οποίοι θα σχηματίσουν μια ομάδα έρευνας που θα αποτελείται από τους προαναφερθέντες και τον υπεύθυνο του σχετικού τμήματος. Η επιτροπή διερευνά την καταγγελία άμεσα και λεπτομερώς και προβαίνει  στις απαιτούμενες ενέργειες.

Για τη διασφάλιση της απόλυτης διαφάνειας και ενημέρωσης κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, η εταιρεία αναλαμβάνει την τακτική ενημέρωση σχετικά με την πρόοδο της έρευνας και την τελική απάντηση.

Το αναφέρον άτομο θα πρέπει να είναι διαθέσιμο, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα, να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες εφόσον του ζητηθούν. Ειδικά σε περίπτωση ανώνυμης αναφοράς, το αναφέρον άτομο μπορεί να επιλέξει τον τρόπο επικοινωνίας ή την διαδικασία επαφής που θα παράσχει πληροφορίες.

Η τελική απάντηση (εξαρτάται από τη φύση της καταγγελίας) δεν θα υπερβαίνει τους 3 μήνες.

Η εταιρεία προστατεύει κάθε πρόσωπο εργαζόμενο/συνεργαζόμενο της που θα αντιληφθεί και θα υποβάλλει αναφορά, σχετικά με παράνομες ή ανήθικες συμπεριφορές.

Η εταιρεία προστατεύει τόσο τα άτομα που υποβάλλουν αναφορά όσο και τα άτομα τα οποία περιλαμβάνονται σε αναφορές.

Η διερεύνηση πραγματοποιείται, με πλήρη εχεμύθεια και τηρώντας το απόρρητο σε κάθε στάδιο της διαδικασίας, κατά το μέτρο του δυνατού, προκειμένου να αποφευχθεί ο στιγματισμός και η «θυματοποίηση» ατόμων.

Η εταιρεία δεσμεύεται ότι τα πρόσωπα εργαζόμενα/συνεργαζόμενα που έχουν υποβάλει αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση, ως αποτέλεσμα της αναφοράς τους εφόσον διαπιστωθεί ότι δεν αποτελεί κακόβουλη ενέργεια.

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, η επιτροπή ΕΤΗΟS ( Διερεύνησης Θεμάτων Δωροδοκίας & Καταγγελιών), προτείνει διορθωτικές ή και πειθαρχικές/νομικές ενέργειες.

Οποιαδήποτε πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στην επιτροπή, θα διερευνάται από αυτήν και θα επιλύεται. Αν από την έρευνα προκύψει ότι πράγματι υπήρξαν αντίποινα, θα επιβληθούν πειθαρχικά μέτρα σε βάρος αυτού που τα διέπραξε.

Η εταιρεία διατηρεί μηδενική ανοχή σε οποιαδήποτε παράνομη συμπεριφορά ή συμπεριφορά που δεν είναι σύμφωνη με τον Κώδικα Δεοντολογίας.

 Σε περίπτωση αβάσιμης αναφοράς ασκούνται πειθαρχικές κυρώσεις σύμφωνα με την προβλεπόμενη πειθαρχική διαδικασία και εφόσον είναι απαραίτητο ή κριθεί αναγκαίο, κινείται με τη χρήση κάθε νόμιμου τρόπου και μέσου, συμπεριλαμβανομένης της δικαστικής διεκδίκησης τυχόν αστικών ή και ποινικών αξιώσεών του.

Ενημέρωση: Μάρτιος 2025